Un carnet de commandes qui double en mars et s’effondre en juillet, ça ne se gère pas avec une seule réponse. La plupart des dirigeants posent la question à l’envers : embaucher ou sous-traiter ? Or le vrai clivage se situe ailleurs, entre ce qui doit rester dans la maison et ce qui suit les variations de la demande. Segmenter les postes avant de signer un contrat ou une promesse d’embauche change tout le raisonnement, et souvent la décision. Voici comment trancher sans se tromper de débat.
Le mauvais débat : salariat contre prestataire
Chercher la bonne réponse entre recrutement et sous-traitance revient à comparer deux outils qui ne servent pas à la même chose. Le blog de Jean-David Boussemaer le dit sans détour : le recrutement a du sens quand l’activité est stable et en croissance, la sous-traitance quand le besoin est ponctuel, qu’il s’agit d’un pic ou d’une mission spécialisée. Poser la question globalement, c’est comme demander s’il faut acheter un camion ou louer une camionnette sans savoir ce qu’on transporte ni à quelle fréquence.
Les chiffres du secteur confirment l’ampleur du problème. D’après l’article d’Aurone, plus de 60 % des agences web affrontent une volatilité imprévisible de leur carnet de commandes. Dans ce contexte, un modèle unique ne tient pas longtemps.
Les dirigeants qui s’en sortent le mieux ont arrêté de raisonner par opposition et commencent par découper leur organisation en deux blocs : ce qui tourne quoi qu’il arrive, et ce qui gonfle ou dégonfle avec la demande. Une lecture utile pour poser les bases se trouve sur challengemystartup.fr, qui traite souvent de ces arbitrages de croissance. Ce site explore aussi la sous-traitance.
Segmenter avant de décider : fonctions socles et variables
La première question à se poser n’est pas « qui recrute-t-on » mais « qu’est-ce qui doit tourner même quand le carnet est vide ». Un responsable production, un comptable, un chef de projet qui connaît les clients : ces fonctions socles supportent mal l’intermittence.
Elles ont besoin d’une présence continue, d’une mémoire des dossiers, d’une relation qui ne se reconstruit pas à chaque mission. Les confier à des prestataires qui changent tous les six mois coûte plus cher en perte de contexte qu’en factures.
À l’inverse, la production d’un lot de vidéos, une refonte de site, un audit technique sur une stack précise : voilà des charges variables. Elles arrivent, elles repartent, et la personne qui les traite n’a pas besoin de rester quand elles sont finies.
Le modèle hybride dont parle le blog de Jean-David Boussemaer repose exactement là-dessus : des salariés sur les fonctions socles, des prestataires pour les expertises spécifiques ou les variations de charge. Ce n’est pas un compromis mou, c’est une segmentation assumée.
Cette façon de voir évite un piège classique : recruter pour absorber un pic, puis chercher quoi faire du salarié trois mois plus tard. Le coût fixe d’un poste ne se limite pas au salaire, il inclut les charges, le matériel, le temps d’intégration et l’impossibilité de revenir en arrière du jour au lendemain. Sur ce point, voir aussi notre article sur sous traitance vigilance signature.
Un prestataire, lui, sort du bilan à la fin de la mission. La question du délai compte autant : recruter prend des mois et alourdit les charges fixes, comme le rappelle Aurone. Face à une urgence, l’embauche arrive toujours trop tard.
Une grille pour les situations qui reviennent
Les principes généraux ne suffisent pas quand il faut trancher un mardi matin. Ce qui manque aux sources classiques, c’est le lien entre une situation concrète et un modèle d’engagement. Voici comment je relierais les cas les plus fréquents, en gardant le coût fixe et le délai de recrutement comme boussoles. Chaque situation appelle une réponse distincte, et c’est ce lien qu’il faut construire avant de signer.
Ce que chaque cas impose comme réponse
- Un pic de charge qui dure six semaines : la sous-traitance s’impose, parce qu’une embauche mettrait plus longtemps à produire qu’à se terminer.
- Le retard accumulé sur un projet déjà vendu. Là, le prestataire vient épauler l’équipe en place, il ne la remplace pas.
- Une compétence qui manque en interne et dont on aura besoin pendant des années : le recrutement redevient le bon calcul.
- La maintenance d’un outil existant, régulière mais faible en volume, s’externalise souvent mieux qu’elle ne se salarie.
- Et pour un nouveau marché à tester ? Un contrat de prestation limité dans le temps, avec une clause de sortie claire, vaut mieux qu’une embauche engagée sur un pari.
Cette lecture a un mérite : elle sort la décision du registre de l’intuition. Chaque situation a son modèle, et le passage d’un cas à l’autre ne se fait pas au fil de l’eau mais en repérant à quel cas on a affaire. Une agence qui confond un pic et un nouveau marché se retrouve avec un salarié surqualifié sur une mission qui n’existe plus six mois après.
Le coût fixe, ce critère qu’on regarde trop tard
Les dirigeants comparent souvent le prix d’une journée de prestation au salaire mensuel d’un employé. La comparaison flatte l’embauche, jusqu’à ce qu’on ajoute tout le reste. Un poste créé engage sur la durée, avec des charges qui tombent chaque mois, que le carnet soit plein ou non. Le prestataire, lui, ne facture que ce qu’il produit. Sur une activité irrégulière, cette souplesse vaut de l’argent, même si le tarif journalier paraît élevé au premier regard.
Il y a une nuance à garder en tête : la sous-traitance répétée sur une fonction socle finit par coûter plus cher qu’un salaire, et par fragiliser la relation client quand les interlocuteurs changent sans arrêt. Le bon réflexe consiste à suivre le volume réel sur plusieurs mois avant de trancher. Une expertise récurrente depuis un an devient un poste, ce n’est plus une charge variable.
Décider vite, sans se tromper de colère
Segmenter les postes avant d’arbitrer évite les décisions prises dans l’urgence, celles qu’on regrette quand le carnet se calme. Une fonction socle mérite une embauche réfléchie, une charge variable mérite un prestataire qu’on peut rappeler sans engagement.
Entre les deux, la frontière bouge avec l’activité, et c’est normal de la déplacer. Le tout est de savoir ce qu’on déplace et pourquoi. Dans votre boîte, quelle fonction repose aujourd’hui sur un contrat que personne n’a relu depuis des mois ?
